Opis aplikacji
Obieg dokumentów pozwala na elektroniczne zarządzanie dokumentami w organizacji. Począwszy od etapu dodania dokumentu do obiegu, aż do momentu archiwizacji dokumentu po przejściu ścieżki obiegu dokumentów.
W BizPlatform dokumentem może być dowolny plik z systemu, a także obiekty z innych aplikacji i modułów platformy takie jak:
- dynamiczne formularze
- ankiety
- dokumenty z CRM
- oferty z CRM
- dokumenty statyczne z intranetu, ekstranetu
- dokumenty skanowane
- e-maile
Dzięki elastyczności rozwiązania obieg umożliwia wyeliminowanie w dużej mierze użycia papieru w firmie oraz wysyłania dokumentów i plików drogą mailową.
Dodanie dokumentu do obiegu
Podstawowe funkcje obiegu dokumentów
- Możliwość definiowania nieograniczonej liczby obiegów dokumentów
- Połączenie obiegu z urządzeniami takimi jak faks, skaner, e-mail
- Integracja z innymi aplikacjami w ramach platformy - CRM, Formularze, Ankiety, Projekty
- Eksport dokumentów z obiegu i publikacja w intranecie, portalu korporacyjnym
- Bezpieczeństwo i elastyczny system uprawnień
- Prostota obsługi i wspólny interfejs całego systemu
- Proste łączenie z systemami zewnętrznymi takimi jak ERP, CRM
- Tworzenie dowolnie skomplikowanych ścieżek obiegów
- Możliwość tworzenia wielu akcji dla dowolnego stanu
Przykładowy ekran administracji obiegiem dokumentów
Korzyści dla pracowników
- Dostęp do dokumentów z panelu użytkownika
- Brak konieczności nauki kolejnego systemu
- Prostota i intuicyjność
Korzyści dla administratorów
- Praca przez przeglądarkę - brak konieczności instalowania oprogramowania na każdym komputerze w firmie
- Integracja w ramach aplikacji i modułów oraz z zewnętrznymi systemami jak CRM, ERP
- Prosty interfejs - brak konieczności przeprowadzania szkoleń i wdrażania użytkowników
Korzyści dla kadry zarządzającej
- Dostęp do informacji gdzie znajduje się dany dokument
- Mniej papierowych dokumentów krążących po firmie
- Natychmiastowa informacja o opóźnieniach w obiegach
- Natychmiastowa informacja o dokumentach, których przetwarzanie trwa zbyt długo
- Akceptacja zbiorcza dla dokumentów
- Rozbudowane statystyki i raporty
- Alerty o sytuacjach niestandardowych występujących w obiegach
Integracja z aplikacjami BizPlatform
- Wczytywanie dokumentów do obiegu bezpośrednio z CRM (dotyczy to oferty, dokumentów klienta itp)
- Integracja z systemem HelpDesk (możliwość przeprowadzania obiegu dokumentów ze zgłoszeń HelpDesk)
- Dokumenty statyczne - możliwość publikowania w organizacji dokumentów takich jak procedury, nowości, regulaminy, umowy, dokumenty wzorcowe
- Integracja z kalendarzem - możliwość wyświetlania informacji o konieczności podjęcia akcji związanej z dokumentem w kalendarzu użytkownika